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Arbeitsplatz 2.0: Daten-GAU im Home-Office?

Lockdown, Isolation, Home-Office – 24/7 in den eigenen vier Wänden: Während in den Corona-Jahren 2020 und 2021 dieser „zwanghafte Trend“ für viele Arbeiter noch zu mentalen und physischen Problemen geführt hat, ist der „Arbeitsplatz 2.0“ in 2022 mehr als begehrt. Eine bessere Work-Life-Balance, kein stundenlanges im Stau stehen, sondern direkt nach der Arbeit in die Freizeit und das Familienleben einsteigen – dazu: weniger Geld für Sprit ausgeben, umweltbewusster und gesünder leben. Auch wenn es längst kein Muss mehr ist, gewähren viele Unternehmen Ihren Mitarbeitern ein Konzept auf Heimarbeit-Basis. Längst haben wir dabei gelernt, effektiv mit den Kollegen zu kommunizieren und uns im digitalen Workspace zurechtzufinden – doch wo sich nun der Alltag einschleicht, passieren oft auch gravierende Fehler. Wie sieht es mit dem Datenschutz am mobilen Arbeitsplatz aus? Auf welche Risikofaktoren müssen Sie achten und wie können Sie – sowohl als Home-Office Mitarbeiter, als auch als Unternehmer – diese vermeiden? Dies alles in unserem neuen Blogbeitrag.

Bananenbrot und Jogginghose

Spätestens seit Instagram und TikTok sehen wir ein laufendes Kommen und Gehen aktueller Trends und Hypes – eine Sache, die sich auch während den Corona-Jahren nicht geändert hat. Einkaufen im Supermarkt war das neue Ausgehen, Rezepte aus aller Welt daheim nachkochen (v.a. das heiß begehrte Bananenbrot) die neuen Restaurants, die Jogginghose die neue Business-Klamotte und mobiles Arbeiten das neue Büro.

Dabei ist vor allem letzteres „gekommen, um zu bleiben“. Gab es in vielen Unternehmen auch vor Corona moderne und individuelle Arbeitskonzepte, wurde die Umsetzung derer durch die Pandemie gewaltig beschleunigt. Das Gewähren von Home-Office nur in seltenen und dringenden Ausnahmefällen ist nun einem hybriden und flexiblen Arbeiten gewichen.

Denn nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Unternehmer haben erkannt, dass dieser „Arbeitsplatz 2.0“ viele Vorteile mit sich bringen kann. Bessere Konzentration, eine angenehmere, gemütlichere Arbeitsatmosphäre und Arbeiten, wenn man selbst am leistungsfähigsten ist, bringt neue Ideen, ein besseres Engagement und gesteigerte Produktivität. 8 Stunden Bürozwang sind einer verbesserten Work-Life-Balance gewichen – in vielen Fällen umgehen die Mitarbeiter eine lange Anfahrt zum Büro und haben so mehr Zeit für Familie, Freunde und Hobbys. Das macht entspannter und zufriedener und kann sich auch positiv auf die Arbeitsmotivation auswirken.

Damit der soziale Kontakt zu den Kollegen nicht wegfällt, ist auch ein hybrides Working (z. B. 2 Tage in der Woche im Büro, 3 Tage im Home-Office) für viele Firmen ein bewährtes Konzept geworden. Oft wurde die interne Kommunikation sogar gesteigert: statt stundenlang abgehaltener Meetings, bei denen dann doch kein Resultat herauskommt, haben wir uns jetzt darauf verstanden, effektiver zu kommunizieren und mehr Verantwortung zu übernehmen. Noch dazu kommt: mehr Heimarbeit und weniger Pendler bedeutet auch eine geringere Umweltbelastung durch Abgase.

Die Schattenseiten des mobilen Arbeitens

Bei so viel positiven Aspekten kann es doch wohl kaum negative Einwände geben, oder? Doch um Goethe zu zitieren: „Wo Licht ist, ist auch Schatten“ – und genauso verhält es sich auch beim Thema Home-Office. Nicht nur, weil es von den Arbeitnehmern eine extreme Disziplin erfordert: Sind Motivation und Produktivität gerade mal nicht sehr treue Begleiter, lauern zu Hause viele Ablenkungen. Egal ob Hausarbeit, Fernsehen, Smartphone: Ist kein Vorgesetzter da, der einem über die Schulter sieht, ist Selbstdisziplin unabdingbar.

Wird man jedoch bei einem „Vertrauensbruch“ erwischt, dauert es vermutlich sehr lange, bis Chef und Kollegen einem dieses wieder schenken. Aber auch wenn man sich kollegial und diszipliniert verhält, läuft es einmal nicht, besteht ein extremer Erfolgsdruck – und dieser resultiert in Stress, Ängsten und vielen – oft unbezahlten – Überstunden. Wobei wir schon beim nächsten negativ Punkt wären: der Trennung von Arbeit und Privatleben.

Nur noch kurz etwas fertig machen bevor es zum Abendessen geht, danach noch schnell die Mails checken und neben dem Schauen der Lieblingsserie doch noch einem Kunden antworten. Schnell befindet man sich in einer Spirale, in der die Arbeit nicht mehr vom Privaten getrennt werden kann. Die geleisteten Stunden bleiben unbezahlt, aber ein „nebenbei erledigen“ zahlt sich dann oft negativ in der Qualität der Arbeit aus.

Der wohl wichtigste Punkt dabei ist allerdings, dass Themen wie Datenschutz und Datensicherheit meist komplett außer Acht gelassen werden.

Pro und Contra: Die Vor- und Nachteile des Home Office


Positiv

Negativ

  • Gesteigerte Produktivität
    keine Kollegen, die einen ablenken oder in eine Unterhaltung verwickeln, kein Lärm aus Großraumbüros, effizientes und produktives Arbeiten ist möglich
  • Perfekte Arbeitsatmosphäre
    von optimaler Temperatur (Heizung / Fenster) bis absoluter Ruhe oder der Lieblingsmusik – Sie entscheiden, wie Sie am besten arbeiten
  • Spart Kosten und Aufwand
    Den Zug noch erwischen, im Stau stehen, Feierabendverkehr – es muss kein Weg mehr zum Büro zurückgelegt werden und
    auch die Spritkosten oder Kosten für öffentliche Verkehrsmittel fallen weg
  • Bessere Work-Life-Balance
    Termine, wie Zahnarzt, können auch während der Arbeitszeit wahrgenommen werden, nach der Arbeit ist man gleich im Familien-/Freizeitleben und kann seinen Hobbys nachgehen oder Zeit mit seinen Liebsten verbringen
  • Gesteigerte Flexibilität
    Die Kinder zur Schule bringen oder einen Termin mit der Autowerkstatt oder einem Techniker wahrnehmen? Ist im Home-Office oft sehr leicht, da man sich die Arbeitszeiten und Pausen meist selbst einteilen kann
  • Arbeiten nach Leistungsfähigkeit
    morgens müde, abends effizient? Dann vereinbaren Sie doch, Ihre Arbeit dann zu leisten, wenn Sie am produktivsten sind
  • Es zählt die Arbeit
    Keiner wird Sie mehr auf Äußerlichkeiten reduzieren – wichtig ist nur Ihre Leistung
  • Weniger Stress
    Den Kaffee im Stehen trinken, schnell noch das Mittagessen einpacken, ab ins Auto, Stau, endlich da, Aufzug kommt nicht, die Treppen hochrennen – bis wir an unserer Arbeitsstelle sind, haben wir schon einige Aufreger hinter uns – Home-Office kann diesen Stress verringern
  • Leistungsdruck und Überstunden
    Klappt es mit den Resultaten mal nicht, entsteht plötzlich ein extrem hoher Druck, Überstunden (auch unbezahlte) nehmen zu
  • Fehlende Sozialkontakte
    Gemeinsame Pausen, ein kurzer Plausch unter Kollegen – das alles fehlt im Home-Office, die Angst den „Anschluss zu verpassen“ ist groß und teilweise auch berechtigt
  • Geht nicht ohne Selbstdisziplin
    In den eigenen vier Wänden lauern die größten Ablenkungen: Hausarbeit, Haustiere, Familie, Fernseher und Smartphone – Vertrauensbrüche lassen sich kaum oder nur schwer beheben
  • Arbeit und Privates trennen
    Das Verschmelzen von Räumlichkeiten führt oft dazu, dass auch das Arbeits- und Privatleben ineinandergreifen – lieber produktive Stunden leisten als nach der Arbeit noch „nebenbei“ etwas erledigen
  • Fehlende (persönliche) Kommunikation
    Das A und O ist eine gute Kommunikation – die digitalen Möglichkeiten sollten ausgeschöpft werden (Videoanrufe, online Meetings) – da bei einer reinen schriftlichen Kommunikation nicht nur die Persönlichkeit fehlt, sondern Dinge auch schnell falsch aufgefasst werden können
  • Schlechtere Karrierechancen
    Da die Präsenz beim Vorgesetzten oder Chef fehlt, man also nicht im Gedächtnis ist, kann man schlechtere Aufstiegschancen haben – dies passiert unterbewusst, ein regelmäßiger Kontakt mit Vorgesetzten ist also wichtig
  • Geringere Bewegung
    Eine gewisse „Faulheit“ kann sich einschleichen, Rückenprobleme durch Fehlhaltungen und Gewichtszunahme vorprogrammiert: dies durch regelmäßige Spaziergänge in der Mittagspause oder kurze Fitnessübungen ausgleichen

Auch aus Unternehmersicht

Auch aus Unternehmersicht

  • Kosteneinsparung
    Von der Arbeitsplatzeinrichtung, über gestellte Getränke bis zum Strom – langfristig spart sich auch das Unternehmen Kosten für Arbeitsmaterial ein
  • Arbeitsausfälle
    Gerade in der Grippehochsaison fällt durch mobile Arbeitsplätze weniger Personal aus, da die Ansteckungsgefahr im Unternehmen geringer ist
  • Mehr Verantwortungsbewusstsein
    Ist kein Vorgesetzter oder Chef da, den man ständig fragen kann, lernt man, selbstständiger zu arbeiten und motiviert sich selbst – das steigert auch das Verantwortungsbewusstsein
  • Zufriedenheit Eine bessere Work-Life-Balance schafft Zufriedenheit – das Gefühl man „lebt nur um zu arbeiten“ weicht einem ausgewogenen Arbeits- und Privatleben
  • Identifizierung mit dem Unternehmen
    Zufriedene Mitarbeiter, die ihre Arbeit gerne erledigen, identifizieren sich besser mit dem Unternehmen und sind die „wichtigsten Kunden“
  • Erhöhter Aufwand
    Events, bei denen alle Teammitglieder anwesend sein sollen, müssen besser und vorausschauender geplant werden
    Zudem bedarf es an gewisser Software (z. B. Teams, Skype), um eine gute Kommunikation aufrechtzuerhalten
  • Erschwerter Informationsfluss
    Details, die in vor Ort Meetings oder im direkten Gespräch mit Mitarbeitern kommuniziert werden, müssen auch an die Home-Office-Mitarbeiter weitergegeben werden, was den Aufwand erhöht
  • Geringeres Teambewusstsein
    Fehlt der zwischenmenschliche Kontakt, ist es schwieriger, optimale und effiziente Arbeitsteams zu bilden, was sich auf die Produktivität auswirken kann
  • Wenig Kontrolle, absolutes Vertrauen
    Ob Ihr Mitarbeiter wirklich arbeitet oder seine Arbeitsstunden anderweitig nutzt, können Sie weitestgehend nicht kontrollieren – ein Grundvertrauen muss bestehen
  • Datenschutz und Datensicherheit
    Muss nicht nur durch das Bewusstsein und die Verantwortung eines jeden Mitarbeiters bestehen, sondern auch durch sichere und zuverlässige Hardware und Schutzmaßnahmen wie Passworttresore, VPN-Tunnel oder Virenscanner

IT-Sicherheit im Home-Office – Chefsache?

Diese Art des Denkens kann unter Umständen schnell gefährlich werden. Auch bei mobilen Arbeitsplätzen ist das Schaffen einer sichereren Arbeitsumgebung Pflicht – darum sollten Unternehmer Ihre Mitarbeiter diesbezüglich sensibilisieren. Denn auch wenn aus technischer Sicht bereits ein Höchstmaß an IT-Sicherheit besteht: Die größte Gefahrenquelle ist immer noch der Mensch.
(Lesen Sie dazu auch unseren Blogbeitrag: Social Engineering

Gerade, wenn man sich in einer vertrauten und sehr privaten Umgebung befindet, scheint es, als ob man potenziellen Gefahrenquellen nicht mit genügend Vorsicht entgegentritt. Das ist gefährlich, denn es besteht das Risiko, dass Hacker und Schadsoftware nicht nur auf den Rechner des Mitarbeiters, sondern auch in das gesamte Firmennetzwerk gelangen können. Nicht nur ein verstärktes Verantwortungsbewusstsein ist nun gefragt, sondern der Angestellte muss auch über gewisse Kenntnisse besitzen: Wie schütze ich mich? Wie sichere ich meine Daten ab? Was machte ich im Ernstfall?

Folgende Tipps können dabei helfen, Gefahrenquellen besser zu erkennen und Ihre Unternehmensdaten zu schützen:

  • Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig
    Egal ob vor Ort oder im Home-Office: Wurden gerade neue Hackermaschen bekannt oder sind vermehrt Spam E-Mails im Umlauf, informieren Sie Ihre Mitarbeiter darüber und geben Sie Ihnen Tipps an die Hand, wie Sie z. B. Phishing-Mails erkennen.

  • Klare Vorgaben geben
    Achten Sie darauf, dass die Vorgaben, die sonst an zentraler Stelle vor Ort gepflegt und umgesetzt werden, von jedem Einzelnen im mobilen Arbeiten ebenfalls umgesetzt werden. Selbstständigkeit wird nicht nur im Workflow, sondern auch in Sachen Datenschutz und Datensicherheit von den Mitarbeitern vorausgesetzt.

  • Schutz durch Software und VPN-Verbindungen
    Richten Sie für Home-Office Mitarbeiter eine sichere VPN-Verbindung ein, damit die ein- und ausgehenden Daten verschlüsselt werden. Auch auf dem Arbeitslaptop oder PC sollten Spamfilter und Virenschutzprogramme installiert sein.

  • Hardware aus dem Profibereich
    Stellen Sie Ihren Mitarbeitern professionelle Hardware zur Verfügung und nutzen Sie solche auch im Unternehmen (z. B. Firewall, Server, Storage) – achten Sie zudem darauf, dass Berufliches und Privates in Sachen Hardware nicht vermischt wird, um eventuell bereits installierte Malware nicht im Netzwerk zu verteilen.

  • Regelmäßige Updates
    Informieren Sie Ihre Mitarbeiter darüber, dass Sie regelmäßig die empfohlenen Updates machen sollen. Nur so ist der Arbeitsrechner auf dem neuesten Stand und optimal geschützt.

  • Mindestens tägliche Backups
    Falls kein Zugang auf den Firmenserver besteht oder Dateien häufig nur auf dem Desktop gespeichert werden: Sorgen Sie dafür, dass regelmäßige Backups (z. B. auf eine externe SSD oder HDD) gemacht werden. Im Ernstfall verhindern Sie so einen kompletten Datenverlust.

  • Sichere Passwörter vergeben
    Das Vergeben von sicheren Passwörtern ist oft eine lästige Angelegenheit – und etwas, dass man sich zu Hause schnell abgewöhnt. Aber mit einfachen Passwörtern (z. B. „87654321“ oder „password“) sind die Konten nicht ausreichend geschützt und können kinderleicht von Cyberkriminellen geknackt werden.
    Wie man ein sicheres Passwort erstellt und welche Tipps es zu diesem Thema noch gibt (Passwortphrasen / Passwort Manager) haben wir Ihnen in unserem Blogbeitrag Mindestens 8 Zeichen, 1x Großbuchstabe & 1x Sonderzeichen zusammengestellt.

  • Vergeben Sie Berechtigungen
    Erstatten Sie Ihren Mitarbeitern nur Zugriff auf die Ordner und Dateien, die sie auch wirklich zum Arbeiten benötigen.

  • Klare Richtlinien für den Heim-Arbeitsplatz
    Diesen Tipp sollten Sie Ihren Mitarbeitern mitgeben: Eine klare Trennung von Arbeit und Privatleben ist nicht nur ein mentales Hilfsmittel, sondern schützt vor allem davor, dass vertrauliche Dokumente und Daten nicht in falsche Hände geraten. Absperrbare Schränke und Schubläden, sind dabei ein Vorteil – denn der Mitarbeiter ist im Home-Office genauso zum Datenschutz verpflichtet, wie vor Ort.

  • Sperrbildschirm und User-Passwort
    Daheim gilt: Alles, was im Büro nicht gemacht werden soll, soll auch am mobilen Arbeitsplatz nicht geschehen. Dazu gehören zum Beispiel Passwörter, die auf Haftnotizen geschrieben und an den Bildschirm geklebt werden oder keinen Sperrbildschirm einzuschalten, wenn man in die Pause geht. Natürlich sollte der PC oder das Notebook auch mit einem Benutzerkennwort versehen werden.

  • Sichere WLAN-Schlüssel und Smart-Home-Geräte
    Die gestellte Hardware muss für den Internetzugang mit dem WLAN des Mitarbeiters verknüpft sein. Auch hier ist es wichtig, dass das WLAN-Passwort keine Kombination wie „1234“ ist, sondern der Zugang durch ein sicheres Keyword geschützt wird. Die anderen Mitglieder im Haushalt, deren Hardware im heimischen WLAN hängt, sollten darauf sensibilisiert werden, nicht auf Hackertricks oder Phishing-Mails reinzufallen. Dasselbe gilt auch mit Smart-Home-Geräten – diese sollten gewisse Sicherheitsstandards erfüllen und kein Eintrittstor für Cyberkriminelle darstellen. Das heimische WLAN sollte zudem mindestens eine WPA2-Verschlüsselung haben.

  • Vorgehensweise im Ernstfall bekannt geben
    Was tun, wenn man gehackt wurde? Genau das sollten Ihre Mitarbeiter – im Home-Office wie auch vor Ort im Büro – wissen. Geben Sie einen Schritt für Schritt Plan an die Hand, um sie auf den Ernstfall vorzubereiten. Das heißt: auf keinen Fall auf irgendwelche Forderungen von den Cyberkriminellen eingehen, sondern Notebook oder PC sofort herunterfahren, vom Netz trennen und den Vorgesetzten und die IT-Abteilung umgehend informieren, damit alle Zugangsdaten und Passwörter geändert werden können. So kann der Schaden im besten Fall gering gehalten werden.

  • IT-Sicherheit – auch im Urlaub
    Auch im Urlaub muss gewährleistet sein, dass keine Unbefugten an interne Firmendokumente gelangen oder sich Zugriff zur Hardware und darauf gespeicherten Daten schaffen können. Falls die Möglichkeit für den Home-Office-Mitarbeiter besteht, Hardware und Unterlagen für die Urlaubszeit im Unternehmen zu verwahren, sollte dies genutzt werden. Falls nicht, muss sichergestellt werden, dass diese zu Hause sicher vor Dritten verwahrt ist.

Unser Fazit zur Arbeitswelt 2.0: Das Arbeiten von zu Hause bringt nicht nur für den Arbeitnehmer, sondern auch für den Arbeitgeber viele Vorteile. Unsere Welt befindet sich in einem großen Wandel und wird zunehmend digitalisiert – dass dabei auch unser Arbeitsalltag ein „Upgrade“ erhält, wundert also wenig. Trotz aller Vorzüge, dürfen dabei die Gefahrenquellen jedoch nicht übersehen werden – dessen sollte man sich konstant bewusst sein und vor allem auch im Home-Office ein hohes Maß an IT-Sicherheit an den Tag legen.

Sie möchten noch mehr über das Thema Datenschutz und Datensicherheit erfahren? Lesen Sie dazu einen unserer vorherigen Blogbeiträge: „Das Thema mit den Daten…

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Datum

6. Juli 2022

Autor

Regina Seisenberger